有效的管理是要先后有序。在决定哪些是首要之事以后,时刻把它们放在首位就是管理了。

          ——潜能成功学家史蒂芬·柯维

  我记得美国财富杂志曾经有一个报道高级主管是如何分身有术的例子。高级主管的一天时间是十分忙碌的,一个接一个的会议,电话不断,很多的研讨会,甚至于吃饭时也有人来作汇报。这些高级的主管们,既要有宏观的眼光思考公司的长远大计,又要聚精会神地盯着公司的各类琐事。他们是怎样轻松高效地工作的呢?

  答案就是:决策哪些事情重要,哪些事情不重要,区分轻重缓急,做好分工协调,依照要务优于急务,选择优先速度的原则,排定日常工作的优先顺序。美国东南航空公司的最高执行长官凯勒赫,授权他的法律秘书每天给他一张待处理的单子,里面的事情分成两类,一类立刻完成,一类是最迟可以延长到明天早上完成的。这个效果非常神奇。

  有效的管理是要先后有序。在决定哪些是首要之事以后,时刻把它们放在首位。工作中要分清事务的轻重缓急,按照事务的重要程度来安排。一天,有一位公司的老板来拜访卡耐基,看到他干净整洁的办公桌感到很惊讶。他问:卡耐基先生,你没处理的信件放在哪儿呢?卡耐基说:我所有的信件都处理完了。”“那你今天没干的事情又推给谁了呢?老板又追问。我所有的事情都处理完了。看到这位公司老板困惑的神态,卡耐基微笑着解释说:原因很简单,我知道所需要处理的事情很多,但我的精力有限,一次只能处理一件事情,于是我就按照所要处理的事情的重要性,列一个顺序表,然后依序处理。

  噢,我明白了,谢谢你,卡耐基先生!几周以后,这位老板请卡耐基参观其宽敞的办公室,对他说:卡耐基先生,感谢你教给了我处理事务的方法。过去,在我这宽大的办公室里,我要处理的文件、信件等等,都是堆得和小山一样,因此得动用三张桌子。自从用了你说的法子以后,一切都改变了,你瞧,再也没有没处理完的事情了。这位老板就这样找到了处理事务的办法,现在的他已成为美国社会成功人士中的佼佼者。为了个人事业的发展,我们做工作时也一定要考虑事情的轻重缓急,这样就会更有利于我们向自己的目标前进了。

  所以,当你面前摆着一堆工作要做时,应问问自己,哪些最重要,对它们做优先处理。如果你听任自己让紧急的事情左右,你的工作中就会充满危机。

  判断工作的轻重缓急,合理安排工作的优先顺序,在行动时可分为四个层次:

  (1)重要但不紧急。我们工作之中,大多数真正重要的事情都不是急的,可以现在或稍后再做。实际上我们却往往把这些事情无休止地拖延下去。对这类工作的注意程度,可以分辨出一个人办事有没有效率。正确的方式是:要把这类工作作为第一优先的事情。只有当你把主要精力用在重要而不紧急的事上,你才能从容应对。记住一个原则:把最重要的事做到最好,不值得做好的事,就不值得去做!

  (2)重要又紧急。这些事情看上去比任何事情都要优先,似乎必须立刻去做。而这样的结果是:你会嗜急成瘾,永远忙忙叨叨。其实,最好的时间管理,就是让这类事越少越好。

  (3)不重要但紧急。这一类是表面上看起来需要立刻采取行动的事情,但客观而冷静地分析一下,我们就可以把它们列入次优先工作中去,或者,让别人去做。

  (4)既不重要也不紧急。我们常常在做重要的事情前先做它们,这是本末倒置。因为这些事情会让你分心,它们给你一种有事可做和有成就的感觉,使你有借口把重要的工作向后拖延。这是许多能力不够而又身居高位的人的最大弱点。

  我们大多数重大目标无法达成的主因,就是因为把大多数时间都花在次要的事情上。所以,我们必须学会根据自己的核心价值,建立起优先顺序,然后坚守这个原则,并把这些事项安排到自己的例行工作中。

  我们要学会分清工作的主次。首先把那些无关紧要的工作放一边去,接着再排除那些你认为以后再干也不要紧的工作。对于那些必须目前就干的工作,也要很好地进行组织。组织工作的方法有如下几条,既可以单独使用其中的一条,也可以互相配合使用。

  (1)同时综合进行多项工作。办事要有顺序,并不是同一时间内只能办一件事,而是运用系统论、运筹学等原理,同时综合进行几项工作,这样效率就会大大提高。

  (2)把若干步骤结合起来。有两项或几项工作,它们既互不相同,又有类似之处,互有联系,实质上又是服务于同一目的,因而可以把这两项或几项工作结合为一,利用其相同或相关的特点,一起研究解决,这样就能节省时间。

  (3)改变步骤的顺序。考虑做工作时采取什么样的顺序最合理,善于打破自然的时间顺序,采取电影导演的分切组合式手法,重新进行排列。

  (4)改变工作方法。改变工作的手法大体有两种,一种是分析改善方式,对现行的手段、方法认真仔细地加以分析,从中找出存在的问题加以改进,使之与实现目标的要求相适应。一种是独创改善方式,不受现行的手段、方法的局限,在明确目的的基础上,提出实现目的的各种设想,从中选择最佳的手段和方法。

  (5)尽可能把不同性质的工作内容互相穿插,避免打疲劳战。如写报告需要几个小时,中间可以找人谈谈别的事情,让大脑休息一下。

  (6)把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信,需要写信的改为写便条,需要每周出访的改为隔周一次,在不出访的那一周里,可用电话代替出访。

  (7)作业标准化。用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作,比如,记录时使用通用的记号,这样一来就简单了。对于经常性询问,事先可准备好标准答复。

  分清轻重缓急,设计优先顺序,要务优于急务,选择优先速度,这是高效工作的精髓。但这里还有一点需要注意,时间管理还应尽量避免产生急务,这就要求平时尽量多处理要务,这样可以减少任务的堆积,降低既是要务又是急务的任务产生概率。记住这个原则,并把它融入工作当中,你才会感觉自己的工作轻松高效,否则你永远都不会感到安心,会一直觉得陷于一场无止境的赛跑里面,永远也赢不了。

 资料来源:《世界经理人》网站

要务优于急务,选择优先速度

本网站由阿里云提供云计算及安全服务